Specials staan bekend als duur. In de praktijk komt dat meestal niet doordat het gereedschap zelf kostbaar is, maar omdat er onnodige kosten gemaakt worden of door oplopende doorlooptijden. Een onvolledige aanvraag of een verkeerd geïnterpreteerde tekening zorgt voor vertraging, extra communicatie en onnodige kosten.
Waar in het aanvraagproces het vaak misgaat
Volgens Product- & Accountmanager Metaal Abbie ontstaan de eerste problemen vaak al wanneer het ontwerp intern bij onze klanten van afdeling naar afdeling gestuurd wordt. Op dat moment gaat vaak al wat cruciale technische informatie verloren. De inkoper dient vervolgens een aanvraag in, maar weet niet altijd welke technische details van belang zijn. Daardoor volgen extra vragen, correcties en tijdverlies.
Een inkoper probeert soms kosten te drukken door een wijziging voor te stellen, bijvoorbeeld kortere staven of een andere stafmaat. Zonder inzicht in de technische impact pakt zo’n aanpassing echter vaak verkeerd uit. Het zorgt voor vertraging, extra kosten of een ontwerp dat niet maakbaar is. Het resultaat: in plaats van te besparen, loopt het traject juist duurder uit.
Technische of communicatieve misverstanden?
De meeste fouten zijn technisch van aard, maar ze ontstaan door communicatie. Als gegevens ontbreken, wordt er over en weer gemaild. Vaak verloopt dit via een tussenpersoon en niet direct de engineer die het gereedschap heeft ontworpen. Iedere extra schakel in het proces vergroot de kans op misverstanden.
De les: een complete aanvraag voorkomt meer dan een extra controle achteraf.
De grootste oorzaak van fouten bij specials
Aannames spelen een grote rol. Een engineer beschrijft een hoek als “compleet”, terwijl een collega dit interpreteert als enkelzijdig. Of iemand leest een maat vanuit een ander aanzicht. Kleine interpretatieverschillen kunnen grote gevolgen hebben.
Ook in de kostensfeer ontstaan misverstanden. Denk aan:
- een staaflengte van 50 mm die wordt besteld terwijl 60 mm standaard is;
- een grotere diameter die het gereedschap duurder maakt, maar de bewerking juist goedkoper;
- of een niet optimaal gekozen coating waardoor de standtijd lager uitvalt dan verwacht.
Zonder inzicht blijven dit soort optimalisaties onbenut en lopen de kosten ongemerkt op.
Problemen voorkomen bij de aanvraag
De meeste problemen komen al aan het licht bij de aanvraag. Abbie ziet dat bij ongeveer de helft van de aanvragen die via accountmanager of binnendienst binnenkomen, technische informatie ontbreekt. Daardoor begint het traject met terugvragen en aanvullingen.
“Vaak is de informatie bij de klant wel aanwezig,” zegt Abbie, “maar ze weten niet precies wat ze moeten aanleveren.”
De stappen die je daarom moet volgen bij een aanvraag zijn als volgt:
- Het te verspanen materiaal
- Materiaalcode
- Bewerking
- Model van het gereedschap
- Parameters (Snijdiameter, Snijlengte, Vrije lengte, Schachtdiameter, Totale lengte)
- Weldon
- Aantal tanden en harttand
- C-vlak
- Hoekradius of F-fase
- Coating
Om te zorgen dat je geen stappen overslaat of onvolledige informatie aanlevert is de configurator van 24hspecialtools ontwikkeld. Hierin zijn de stappen verplicht en kan de aanvraag niet mis gaan. Daarnaast wordt meteen de maakbaarheid gecontroleerd.
Suboptimale inzet van specials
De meeste specials zijn technisch maakbaar, maar dat betekent niet dat ze optimaal zijn voor de toepassing. Gereedschappen worden vaak jarenlang op dezelfde manier besteld, zonder heroverweging.
Een praktijkvoorbeeld: een klant gebruikte al jaren een frees zonder coating, terwijl de bewerking juist intensief was. Een kleine aanpassing, dezelfde frees maar met coating, bleek de standtijd aanzienlijk te verlengen.
Single source of truth voor specials
Om dit soort situaties te voorkomen, is één bron van waarheid essentieel. Een echte single source of truth betekent dat alle betrokkenen: engineer, werkvoorbereider, inkoper en leverancier, werken vanuit dezelfde, actuele informatie.
Dat houdt in:
- Tekeningen waarin toleranties, materiaalkeuze, coating en toepassing volledig zijn vastgelegd.
- Een digitaal platform of configurator waarin maakbaarheid direct wordt gecontroleerd.
- Leveranciers die al in de ontwerpfase meedenken over alternatieven of optimalisaties.
Wanneer alle partijen vanuit hetzelfde uitgangspunt werken, verdwijnen onduidelijkheden, nemen terugvragen af en versnelt de doorlooptijd.
Een efficiënter aanvraagproces
Bedrijven die regelmatig specials aanvragen, kunnen veel winst behalen door het proces te standaardiseren. Een vaste checklist voor technische gegevens helpt om niets te vergeten. Ook loont het om de leverancier al vroeg in de ontwerpfase te betrekken.
Daarnaast is periodieke evaluatie zinvol. Laat de leverancier meekijken naar bestaande specials en hun inzet. Kleine verbeteringen in coating, stafmaat of geometrie kunnen grote voordelen opleveren in levensduur, bewerkingstijd en kosten.
Samengevat
De grootste kostenpost bij specials ligt niet op de werkvloer, maar in de overdracht tussen verschillende afdelingen. Door te werken vanuit één bron van waarheid en leveranciers vroeg in het proces te betrekken, worden misverstanden voorkomen en blijven de kosten beheersbaar. Wil je weten hoe je maakbedrijf dit proces kan verbeteren? We denken graag met je mee.